就活マナー＆タブー集

電話のマナー

就職活動中には、企業の人事担当者やOB・OGと電話で話す機会も多い。面接の日程や合否の連絡を受けたり、こちらから急ぎの連絡や込み入った質問をする場合など、電話はさまざまなシーンで使用される。相手の姿が見えない電話では、話し方によって印象が大きく異なるため、より丁寧な対応が必要。失礼のないように、正しい電話のマナーを身につけておこう。

 

 

電話をかける前の準備

・相手の電話番号・会社名・部署・担当者名（わかっている場合）を確認する。

・用件を整理し、メモしておく。

・メモ、筆記用具、必要な資料を手元に用意。

・始業直後、昼休み、終業間近など、相手の迷惑になりそうな時間帯は避ける。

・静かな場所を選び、落ち着いてかける。携帯電話からかける場合は、電池の残量は十分か、電波状態が安定しているかどうかを必ずチェック。

 

基本的な電話のかけ方＆受け答えのポイント

顔の見えない電話でも人間性は伝わる。相手が目の前にいるつもりで姿勢を正し、ハキハキと笑顔で話すことを心がけよう。敬語に自信がない場合も、丁寧に話すことを意識すれば先方の印象は違ってくるはずだ。

 

【電話がつながったら】

① 相手が出たら、必ず自分から学校名・学部・氏名を名乗る。突然の電話を一言詫びることも忘れずに。

〈例〉「お忙しいところ失礼いたします。わたくし、○○大学○○学部3年の○○○○と申します」

 

② 続けて、就職活動中であることがわかるように用件を短く伝え、呼び出してほしい相手の部署や氏名を告げる。担当者が不在の場合は都合のいい時間を確認し、改めて電話をする旨を伝えておこう。

 

〈例〉「御社の会社説明会の件でお電話を差し上げたのですが、採用ご担当者様はいらっしゃいますか？」

 

③ 担当者が出たら再び名乗り、相手の都合を確認する。忙しそうな場合は都合のいい時間を聞き、再度かけ直すようにしよう。

 

〈例〉「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、○○大学○○学部3年の○○○○と申します。御社の会社説明会の日程をお伺いしたくお電話差し上げました。ただいま、お時間よろしいでしょうか？」

 

④「相手は仕事を中断して応対してくれている」ということを念頭に置き、用件はわかりやすく簡潔に伝えよう。説明会や面接の日程、時間、場所などの重要項目は必ずメモをとり、復唱して確認すること。また、相手の話をきちんと聞いていることが伝わるように、声に出して相づちを打つことも大切。

 

〈例〉「では、復唱させていただきます。○月○日○時に、○○ホールですね」

 

⑤ 最後にきちんとお礼を述べ、相手が受話器を置いたことを確認してから電話を切る。

〈例〉「それでは当日よろしくお願いいたします。お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。

 

【電話がかかってきたら】

・選考中は知らない番号からの着信に注意し、いつでも電話に出られるよう備えておこう。留守番電話機能は必須。また、番号非通知でかけてくる企業も多いため、非通知拒否設定は解除しておくこと。

 

・外出先では、なるべく静かで電波状況の良い場所に移動してから電話に出る。それが無理な場合は折り返し電話する旨を伝えるか、その場ではとらずに後でかけ直そう。また、携帯電話に出る際は名乗ることを忘れがちなので注意が必要。

 

 

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